Optimiser sa messagerie

Objectifs

Gérer l'abondance des courriels en qualité d'expéditeur et de receveur, les prioriser, les classer

Contenu de la formation

• 1. Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook
  • Mauvaises habitudes
  • Pratiques chronophages
  • Bonnes pratiques
• 2. Organiser sa boîte de réception de messages
  • Créer une catégorie pour permettre des recherches
  • Trier et organiser ses messages
  • Utiliser des dossiers de rangement
  • Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
  • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
  • Prévenir ses correspondants de son absence
• 3. Améliorer la gestion des messages
  • Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps
  • Coûts réels en temps d'utilisation des courriels
  • Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel
  • Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels
  • Trucs et astuces pour une meilleure rédaction de courriels
  • Utiliser plus judicieusement le A, le CC, et le CCI
  • Utiliser certaines options avancées pour l'envoi des courriels
  • Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et effectuer des recherches efficaces
  • Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche
  • Utiliser les historiques clients pour gérer l'information par personne
  • Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de réception, les trier plus facilement et plus vite
  • Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
  • Gérer adéquatement les dossiers Contacts et les listes de distribution
  • Paramétrer les alertes de nouveaux messages
  • Gérer les courriers indésirables
  • Marquer des messages avec les indicateurs rapides
  • Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi des réponses
  • Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
  • Utiliser l'affichage conversation
  • Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme automatique

Pédagogie et outils

- Méthode participative et active. Alternance continue de présentations théoriques et d’applications pratiques - Support de cours remis à chaque participant - Formateur/consultant ayant une expérience significative en entreprise sur le métier concerné, et expert en formation avec en moyenne 10 ans d’expérience