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  • Durée : 2 jour(s)
  • Pré-requis :
  • Tout public Pas de pré-requis spécifique

Prochaines
dates programmées

1 000 m2 de locaux
20 salles de formation

Classer utile, rapide et efficace

Objectifs

Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches Organiser les archives

Contenu de la formation

  • 1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement
    • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
    • Mettre en ?uvre les principes du classement
    • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
    • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée
  • 2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement
    • Identifier les freins pour la mise en place d?un système de classement
    • Gestion du temps
  • 3. Faciliter l'accès de tous à l'information
    • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
    • Élaborer un plan de classement
    • Choisir des titres de dossiers pertinents
    • Structurer ses dossiers de façon pratique
    • Harmoniser les logiques individuelles au sein d?une équipe
    • Faire coïncider le classement papier et micro
    • Choisir un matériel adapté
  • 4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver
    • Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage.
    • Bonnes raisons de garder :
    • que garder
    • pendant combien de temps
    • selon quels critères
    • Connaître les durées légales de conservation des documents.
    • Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.
  • 5. Classer avec PC
    • Concevoir ses bases de données
    • Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service
  • 6. Optimiser sa messagerie
    • Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
    • Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.
  • 7. Découvrir la gestion électronique des documents

Pédagogie et outils

- Méthode participative et active. Alternance continue de présentations théoriques et d’applications pratiques - Support de cours remis à chaque participant - Formateur/consultant ayant une expérience significative en entreprise sur le métier concerné, et expert en formation avec en moyenne 10 ans d’expérience