Outlook Optimiser sa messagerie

Objectifs

- Déterminer des règles efficaces - Optimiser la gestion des messages - Organiser sa messagerie pour optimiser son temps - Se déplacer rapidement dans Outlook - Rappeler automatiquement à vos collaborateurs des rendez-vous, des mails à traiter, des travaux à réaliser...

Contenu de la formation

• 1. Rappel sur les fonctionnalités de base
  • Rappel sur la terminologie des objets et des fonctionnalités
• 2. Modifier l'environnement de travail
  • Paramétrer les volets de navigation, de lecture
  • Utiliser les différents types de disposition d'affichage
  • Paramétrer le ruban (version 2010, 2013)
  • Gérer les différentes options
  • Paramétrer les alertes de nouveaux messages
• 3. Améliorer la gestion des messages
  • Utiliser les raccourcis clavier
  • Gérer les courriers indésirables
  • Marquer des messages avec les indicateurs rapides
  • Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi de réponses
  • Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
  • Utiliser l'affichage conversation
  • Associer une couleur à un expéditeur
  • Créer des règles d'automatisation
  • Utiliser les actions rapides
  • Concevoir un modèle de courrier
  • Organiser son carnet d'adresses avec les groupes
  • Créer une tâche à partir d'un e-mail
  • Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d'archivage
• 4. Déléguer l'accès à sa boite aux lettres
  • Gérer le partage de sa boite aux lettres, son agenda, sa liste de taches, son carnet d'adresses
  • Utiliser le caractère privé des objets
  • Définir les niveaux d'autorisation
  • Créer un groupe de calendriers
• 5. Partager des ressources dans les dossiers publics
  • Créer un dossier public sur le serveur
  • Définir les propriétés de partage
  • Gérer les autorisations d'accès

Pédagogie et outils

- 1 ordinateur, 1 support de cours version papier ou numérique, vidéo projecteur, tableau blanc - Évaluation des acquis en fin de stage - Formateur/consultant ayant une expérience significative en entreprise sur le métier concerné et expert en formation avec en moyenne 10 ans d’expérience